働き方が変化する中で、
「席の使い方にムダが多い」「会議室が常に埋まっている」など、オフィスの使われ方に課題を感じる企業は少なくありません。
実はこうした悩みの多くは、大がかりな改装をしなくても“レイアウト変更”だけで十分に改善できるケースがほとんどです。
とはいえ実際に担当者の立場になると、
- どこから手をつけるべき？
- 何を準備しておくの？
- 社内調整はどう進めればいい？
という不安が一気に押し寄せてきます。
そこで今回は、レイアウト変更を成功させるために5つプロセスに分けてご紹介。
担当者が迷いがちなポイントを中心に、順番どおりに進めれば迷わない“実務ベースのガイド”です。
目次
現状調査：最初に“事実”を集める
最初のつまずきやすい点が、「何をもとに判断すればいいのか？」という問題。
ここで重要なのは、
感覚ではなく“データ”を集めること。
▼ 見るべきポイント
- 席の稼働率
- 会議室の利用状況
- 通路や動線の良し悪し
- 収納量と使用状態
- 部署間の近接関係
現状が曖昧なまま進めると、結局“元の課題が残ったまま”になることもあります。
最初に事実を揃えることで、後のすべての判断がブレなくなります。
デクシィでは Google Form を活用した社内アンケート で、課題の可視化をサポートした実績もあります（内容のご相談も可能です）。
要件整理・対象エリアの確定：社内の“本音”を引き出す
次に多い悩みが「部署ごとに要望が違う」というもの。
ここで大切なのは、
“全員の希望を満たすこと”ではなく、“共通課題を抽出すること”。
▼ 確認しておきたい事項
- 仕事の妨げになっている要因
- 最優先で改善したい点
- 部署間で譲れない条件
- セキュリティや動線などの制約
この段階を丁寧に行うほど、後の社内合意形成が驚くほどスムーズになります。
レイアウト図作成・概算予算：判断材料を揃える
担当者からよく聞く声が、
「予算感がわからず稟議が通らない」
「どれくらい変わるのかイメージできない」
というもの。
そこでこの段階では、
複数パターンのレイアウト案＋概算費用 を早めに提示し、判断材料を整えます。
▼ 押さえたいポイント
- 動線の改善
- 席配置の最適化
- 収納・什器の見直し
- 工事範囲の切り分け
- できる／できないの明確化
ここが揃うと、社内説明や稟議が格段にラクになります。
デクシィではこれらをまとめた 初回提案資料 を作成しております。
デクシィの初回提案についての詳しい資料はこちら
実施計画・見積：稟議に必要な情報を揃える
レイアウトが固まると、工事内容や見積が明確になり、発注までの詳細詰めに入ります。
▼ この段階のポイント
- 建物内工事が可能かの確認
- 稼働しながら進める工程管理
- 什器入れ替えのタイミング
- 施工時リスクの事前把握
ここをしっかり押さえておくと、社内からの質問にも自信をもって対応できます。
工事・什器納入 → アフターメンテナンス：完成後こそ大切
レイアウト変更は工期自体は短いものの、業務を止めずに進めるための調整 が重要になります。
また、使い始めて初めて分かる改善ポイントも少なくありません。
▼ よくある追加改善例
- 家具の追加
- 集中／不休スペースの最適化
- 会議室数の微調整
- 席配置の再調整
デクシィでは工事後の改善提案も含め、“使いながら育てるオフィス” をサポートしています。
▶︎実際の事例：コミュニケーションを生むレイアウトへ
浜松の企業で実際に行った改善例をご紹介します。
従来の島型配置のオフィスでは「従業員同士の会話が少ない」という課題がありご相談を受けました。
要因は、
- 作業〜休憩〜食事のすべてが自席で完結
- 通路が狭く動きづらい
というレイアウト上の問題でした。
そこで、
フリーアドレスやABWの要素を取り入れ、通路幅も広めに確保。
製造業であっても部署を越えた交流が生まれ、組織全体の一体感向上へつながるオフィスとなりました。
まとめ
レイアウト変更は、小さな工事で大きな効果が出る、最も取り組みやすい改装です。
ただし成功のポイントは、次の5つの順番を守ること。
- 現状を“事実ベース”で把握する
- 要件を整理し、合意形成を固める
- 判断材料（レイアウト＋概算）を早期に揃える
- 稟議に必要な情報を整える
- 稼働を止めずに工事し、完成後も微調整する
次回は 「移転編」。
レイアウト変更とは異なる、会社全体の意思決定が求められるプロジェクトの進め方をわかりやすく解説します。
